Kokoustamista suuren maailman malliin

Kokouskutsu: Vuosikokous 16.6. klo 18:00

Vihdoinkin koronarajoitukset ovat helpottaneet ja kokousasiakirjatkin valmistuneet. Siispä kutsutaan koolle yhdistyksen vuosikokous! Toimintaa on ollut paljon ja koetamme varata riittävästi aikaa myös tulevasta toiminnasta keskustelemiseen.

Meillä ei ole erillistä hallitus- ja toimihenkilöhakua, joten CV:tä hallitukseen pyrkimiseksi ei tarvita. Riittää että kerrot kokouksessa, että olet käytettävissä. Toki etukäteenkin voi ilmoittaa! Jos olet kiinnostunut hallituspaikasta mutta et pääse kokoukseen, ilmoita aikeistasi jollekin kokoukseen pääsevälle.

Asialistalla olevan sääntömuutosesityksen läpimeno tarkoittaisi sitä, että siirryttäisiin kahden vuosikokouksen käytäntöön. Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa hallituskaudet olisivat lähtökohtaisesti kalenterivuoden mittaisia. Näin ollen valittava hallitus olisi ”tynkähallitus”, joka toimii vuoden 2020 loppuun saakka ja syyskokouksessa valitaan hallitus koko vuodeksi 2021.

Kokousta voi seurata etänä Jitsi-huoneessamme. Käyttäjätunnuksia ei tarvita. Etäosallistujilla ei ole äänioikeutta, mutta puheoikeus voidaan järjestää. Voit siis olla käytännössä osallistua kokoukseen ja olla ehdolla tulevaan hallitukseen, vaikka et pääsisi kokoukseen paikan päälle.

Kokouksen päätyttyä pidetään kerhoilta normaaliin tapaan!

PS. Koronarajoituksista johtuneen kysynnän heikkenemisen vuoksi jääkaapissa pääsi vanhenemaan lavoittain virvoitusjuomaa, joten ”parasta ennen”-tuotteita saa nauttia (omalla riskillä) Huom!täysin ilmaiseksi!

Esityslista

Aika: tiistaina 16.6.2020 klo 18:00
Paikka: Hacklabin kerhotila, Emännäntie 10 O, Jyväskylä

  1. Kokouksen avaus
  2. Kokouksen järjestäytyminen
  3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
  4. Työjärjestyksen hyväksyminen
  5. Kokousvirkailijoiden valinta
    1. puheenjohtaja
    2. sihteeri
    3. pöytäkirjantarkastajat
  6. Asiakirjojen esittely
    1. vuosikertomus 2019–2020
    2. tilinpäätös 2019
    3. toiminnantarkastajan lausunto
    4. toimintasuunnitelma 2020
    5. talousarvio 2020
    6. sääntömuutosesitys
  7. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  8. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
  9. Päätetään sääntömuutoksesta
  10. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  11. Valitaan toiminnantarkastajat
  12. Kokouksen päättäminen

Kokousasiakirjoihin on linkit kussakin asiakohdassa. Toiminnantarkastajan lausuntoon ja muiden asiakirjojen paperisiin versioihin voi tutustua ennen kokousta, kun asiasta sopii rahastonhoitaja Henrik Korhosen kanssa.

Kokoustamista suuren maailman malliin

Vuosikokous tulossa 16.6. klo 18?

Kutsu vuosikokoukseen on tulossa jäsenistölle sääntöjen mukaan viikkoa ennen kokousta, mutta alustavaa päivää on jo suunniteltu, vaikka ei päätetty. Siispä seuraa hallituslähteisiin nojaava tietovuoto:

Vuosikokous oltaisiin järjestämässä tiistaina 16.6. klo 18.00 alkaen kerhotilassa. Kokouksen jälkeen kerhoilta jatkuu normaalisti. Asialistalla tulisi olemaan normaalit sääntömääräiset asiat ja sen lisäksi sääntömuutosesitys, että siirryttäisiin kahden vuosikokouksen käytäntöön.

Sääntömuutoksesta puhuttiinkin viime tiistain yhteisömiitissä ja asiaan liittyen oli myönteistä hyrinää. Käytännössä sääntömuutoksen hyväksyminen tarkoittaisi, että kokouksessa valittava uusi hallitus toimisi tämän vuoden loppuun saakka ja syksyllä valittaisiin uusi hallitus vuodelle 2021. Tämän jälkeen edettäisiin normaalisti siten, että hallitustehtävä olisi kalenterivuoden mittainen. Muutos helpottaisi esimerkiksi tili- ja vastuuvapauden myöntämistä, mutta myös helpottaisi toiminnan suunnittelua, kun toimintasuunnitelma ja budjetti ovat voimassa selkeästi yhden tilikauden ajan.

Kokouksessa siis valitaan uudet hallituksen jäsenet. Kannattaa jo pohtia, olisiko kiinnostusta. Hallituksessa on pääsääntöisesti varsin leppoisaa, koska kuulumme siihen suomalaisten yhdistysten harvalukuiseen joukkoon, jossa ei ole sisäisiä riitoja. 🙂 Ja hallituksessa pääsee vaikuttamaan yhdistyksen toimintaan ja rahankäyttöön tarkemmin kuin ehkä muuten rivijäsenenä tulisi perehdyttyä.

Nähdään vuosikokouksessa!

Kerhotilan varustusta

Hacklabin kerhotoiminta on keskeytetty

Suomen hallitus esittää valmiustilan käyttöönottoa ja se tulisi astumaan voimaan keskiviikosta 18.3. alkaen 13.4. saakka. On muun muassa päätetty seuraavaa (lisätietoja Valtioneuvoston sivuilta):

Suljetaan valtion ja kuntien museot, teatterit, Kansallisooppera, kulttuuritalot, kirjastot, kirjastoautot, Kansallisarkiston asiakas- ja tutkijasalipalvelut, harrastustilat ja –paikat, uimahallit ja muut urheilutilat, nuorisotilat, kerhotilat, järjestöjen kokoontumistilat, vanhusten päivätoiminta, kuntouttava työtoiminta ja työkeskukset. Suositellaan yksityisen ja kolmannen sektorin toimijoiden sekä uskonnollisten yhteisöjen toimivan samoin.

sekä

Rajoitetaan julkiset kokoontumiset kymmeneen henkilöön ja suositellaan välttämään tarpeetonta oleilua yleisillä paikoilla.

Koska Hacklab Jyväskylä on yksityinen toimija, tarkkaan ottaen voisimme halutessamme jatkaa vain jäsenille suunnattua toimintaa normaalisti. Haluamme kuitenkin kunnioittaa valmiuslain henkeä ja keskeyttää kerhotoiminnan. Hacklab Jyväskylä ry:n hallitus kokoontui maanantaina 16.3. ja päätti seuraavaa:

  • Kaikki kerhoillat perutaan valmiustilan päättymiseen saakka. Seuraava kerhoilta järjestetään tiistaina 14.4, ellei toisin päätetä.
  • Mikäli sinun tarvitsee noutaa tavaroitasi kerhotilasta, asiasta voi sopia hallituksen tai jonkun avainjäsenen kanssa.
  • Avainjäsenet voivat käyttää kerhotilaa normaalisti oman harkintansa mukaan.
  • Kerhotilassa tulee ottaa huomioon, että pinnoilla ja työkaluissa voi olla taudinaiheuttajia. Pese siis kätesi vähintään saapuessasi ja lähtiessäsi.
  • Tarpeetonta ajanviettoa kerhotilassa tulee välttää, jotta ne ihmiset, jotka tarvitsevat tilaa ja sen työvälineitä, voisivat käyttää sitä mahdollisimman turvallisesti.

Meitä kovasti harmittaa se, että hyvin varustellun kerhotilamme käyttöä joudutaan rajoittamaan. Toisaalta vuokrat ja muut kulut juoksevat, vaikka toimintaa ei ole. Kompensaationa tästä lupaamme järjestää poikkeusolojen päätyttyä jotakin kivaa, kuten jo pitkään toivotut lanit, joissa ilmaista kolaa!

Muistutamme vielä, että kaikki sähköiset palvelumme jatkuvat normaalisti, eli vaikkapa keskusteluryhmämme, Mumble-kanavamme ja blogimme ovat käytettävissänne. Puuhataan siis yhdessä kaikkea kivaa näin etänä!

Pysykää terveinä!

Käsidesipullo ja WC-paperia

Hacklabin aukioloajat epidemia-aikana

HUOM! TÄMÄ VIESTI SISÄLTÄÄ VANHENTUNUTTA TIETOA. Kerhotoiminta on keskeytetty. LUE UUSI TIEDOTE!

Suomen hallitus suosittelee, että tartuntojen vähentämiseksi tulee myös rajoittaa ei-välttämätöntä toimintaa, kuten lähikontakteja harrastetoiminnassa ja muulla vapaa-ajalla.

Hacklabin toiminta eroaa kuitenkin urheiluseuroista ja monista harrasteyhteisöistä siten, että meillä ei esimerkiksi ole treeniaikoja, jolloin ihmisten pitäisi olla samaan aikaan paikalla. Muutenkin harrastaminen on omaehtoisempaa.

Näin ollen toistaiseksi toimitaan siten, että kerhotilaa saa käyttää normaalisti. Tiistain klo 18 ja lauantain klo 14 alkavat kerhoillat siis toteutuvat normaalisti. Normaalit ohjeet pätevät, eli älä tule kerhotilaan kipeänä ja pese käpäläsi!

Suosittelemme lisäksi avainjäseniä hyödyntämään mahdollisuutta käyttää tilaa kerhoiltojen ulkopuolella. Voit helposti katsoa nettisivuiltamme, kuinka monta henkeä on paikalla ja vältellä aikoja, jolloin paikalla on paljon ihmisiä.

Tilanne voi kuitenkin muuttua, mikäli poikkeustila asetetaan voimaan. Lisäksi Hacklab Jyväskylän hallitus kokoontuu ensi viikolla ja samalla päätetään, onko väliaiakaisesti tarvetta muuttaa kerhotilan käyttösääntöjä. Näistä tiedotellaan sitten ajallaan.

PS. Meillä on varsin hyvin WC-paperia ja käsidesiä. Ei edes tarvinnut hamstrata, hallitus oli varautunut jo kuukausia etukäteen! 🙂

Helmikuukuva

Logouudistus, yhteisömiitti, sauna ja oviautomaatio

Tässä kokoelma asioita, kutsutaanpa tätä vaikka helmikuun kuukausitiedotteeksi.

Ovet

Isännöitsijältä saatiin lupa tehdä muutoksia Hacklabin ovien ohjausjärjestelmään, joten ne toimivat nykyisin seuraavasti:

  • Varaportaaaseen ja sen puolella olevaan varastohuoneeseen pääsee nyt kulkemaan kellon ympäri. Aiemmin varastohuoneeseen ei päässyt lainkaan klo 22 jälkeen.
  • O-talon rapun kautta pääsee sisään kellon ympäri.
  • Avainkortilla pääsee sisään klo 22 jälkeen edelleen ainoastaan O-rapun kautta eikä päätyovesta. JYY halunnee rajata asukkaiden kulkua vararapussa öisin.
Ovien aukiolokaavio

Aiemmin varastohuoneen lukkiutuminen haittasi tavaroiden paikoilleenvientiä kerhoillan lopuksi. Nyt ei ole mitään tekosyytä olla viemättä tavaroita oikeille paikoilleen. Olkaa siistejä ja koittakaa pitää käytävän kulkureitit puhtaina!

Valot

Pajan valot toimivat nykyään automaatilla. Valot sammuvat automaattisesti kun tilassa ei ole havaittu liikettä kahteen minuuttiin. Poikkeuksena kuitenkin, jos työpajassa on sähköt kytkettynä työkoneisiin, niin valot ovat aina päällä.

Pajan yhteydessä olevan laatikkovaraston valot sammuvat, kun ovi on kiinni. Jos ette usko, katsokaa avaimenreiästä! 🙂

Kerhotilan valaistuksessa ei muutoksia.

LogouudistusHacklabin uusi logo

JYY on luvannut meille valomainoksen O-talon päätyyn. Se on jäänyt odottamaan sitä, että saisimme hiukan vaalennettua meidän logon värejä, koska nykyiset värit toimivat aika huonosti niin painettuna kuin mustallakin pohjalla. Siispä on syntynyt tällainen ehdotelma.

Yhteisömiitissä sitten voidaan keskustella logosta lisää. Jos haluat tehdä oman ehdotuksesi ja käyttää tätä logoa pohjana, tässä alkuperäinen SVG-tiedostosto.

Yhteisömiitti

Seuraava yhteisömiitti järjestetään tiistaina 18.2. klo 18–19. Aihe tarkentuu lähempänä, mutta käymme ainakin läpi tilaan marraskuun jälkeen tehdyt muutokset ja uuden logon hyväksyminen.

Sauna

Sauna joka lauantain kerhoillan päätteeksi klo 21! Tervetuloa. Omat pyyhkeet mukaan!

Apua tarvitaan!

Ovien ohjaus on liitetty myös MODBUS-väylään, eli tulevaisuudessa avainjäsenillä on mahdollista avata ovet ilman avainkorttia. Meiltä puuttuu kuitenkin ohjaussofta. Automaation kanssa keskustellaan UNIX domain socketilla johon lähetetään yksinkertaisia JSON-RPC-pyyntöjä. Eli aika perus backend-juttuja. Lisäksi jäsenrekisteristä saadaan tuotua päivittäin päivittyvä listaus avainjäsenistä, joihin voidaan liittää esim. Telegram- ja Matrix-käyttäjätunnus. Tai jokin muu tunistautumismekanismi.

Rauta kaipaa koodia. Siispä koodaa meille softa. 🙂 Tarkemmat speksit saa nimimerkiltä Zouppen.

Sähköisin terveisin,
Hallitus